DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK

AMAÇ

Bu yönetmelik Kocaeli Başiskele Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Kuruluş, görev ve çalışma esaslarını düzenler.

KAPSAM

a) Belediye hizmet binalarının ve kültür merkezlerinin genel temizliğini, bakımını, tesisat işlerini ısıtma soğutma sistemlerinin düzenli çalışmasını, araç havuzunu yönetsel ve teknik süreçler günün koşullarına göre en iyi şekilde iyileştirerek gerçekleştirmek.
b) Başiskele Belediyesine bağlı birimlere, ilgili yasa ve yönetmelikler uyarınca verilecek hiz-metlerin ifası için gerekli demirbaş malzeme, basılı kâğıt, kırtasiye, sarf malzeme, vasıta araç ve iş makineleri gibi gerekli malzemeleri, yürürlükte bulunan ilgili yasa ve yönetmelikler uyarınca temin etmenin yanı sıra, edinilen demirbaş ve tüketim maddelerini kaydını yaparak etmek ve takisaklanmasını ve Belediyenin görmekte olduğu iş ve hizmetler için kullanılmakta olan stok durumlarının izlenmesini sağlamak. 
c) Belediyenin tüm araç ve iş makinelerinin tedarik bakım ve onarımlarını akaryakıt, madeni yağ, antifriz tedarik ve dağıtımını yapmak, yedek parça, araçlara ait sarf malzemeleri ve sabit tesislerle ilgili malzemeleri tedarik etmek, stoklamak ve tüketimini organize etmek.
d) Başiskele Belediyesine bağlı tüm tesislerin, binaların meydan çarsı ve pazaryerlerinin korunması ve güvenlik hizmetinin sağlanması.

HUKUKİ DAYANAĞI

Bu yönetmelik 03.07.2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b bendi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Görev, Yetki ve Sorumlulukları
a) Başkanlık makamına karşı sorumluluk bilincinde olmak.
b) Hizmet maliyetlerini düşürmek ve zamandan tasarruf etmek, zamanı doğru kullanmak.
c) Belediye imajının yükseltilerek kamuoyunda Kurumumuza olan güven duygusunu geliştir-mektir.
d) Hizmet kalitesini, iyileştirmek.
e) Sürekli değişime ve gelişime açık olmak.
f) Görev alanına giren işlerin yıllık plan ve programlarını yapmak. Müdürlük bütçesini hazır-lamak.
g) Müdürlük hizmetlerini yürütürken Kurum içi ve Kurum dışı birimlerle gereken irtibatı ve koordinasyonu sağlamak.
h) Mevcut kaynakları optimum şekilde kullanmak
Genel Yapısı
Destek Hizmetleri Müdürlüğü'nün bu günkü kuruluşu görev konularının çeşitlerine dayan-maktır. Müdürlüğün amaç görevleri ve ilişkileri bakımından hem planlayıcı hem de uygulayı-cı yönleri vardır. Destek Hizmetleri Müdürlüğüne görev veren yürürlükteki yasalara göre müdürlüğün iki yönlü bir niteliği görülmektedir.
a) Müdürlük kendi konularında araştırıcı, planlayıcı, izleyici, değerlendirici, denetleyici, yol gösterici bir örgüt niteliğinde şekilde çalışmaktadır.
b) Ayrıca kendi konularında bizzat uygulamada yapmaktadır. Buna göre yukarıda belirtilen amaçların değerlendirilmesinde, ana görevlerinin yerine getirilmesinde ve iş ilişkilerinin gözetilmesinde Destek Hizmetleri Müdürlüğünün bu iki yönlü niteliği üzerinde önemle durulmalıdır.

Genel Görev Yetki Sorumluluk

a) Görev yetki sorumluluk konusunda bu yönetmelikte kabul edilen genel kurallar şunlardır.
1.Her eleman görevini yapmak için gerekli yetkiye sahiptir. Yetki ise bir görevi Nitelik, Nicelik, süre, yöntem vb. hususlar yönünden) istenen biçimde yapmak için bağlı kişi kişi yada makamdan alınan "Hak" olarak yorumlanmaktadır.
2.Her eleman görevini yapmaktan, eksik, yanlış veya geç yapmaktan yetkisi oranında sorumludur. Sorumluluk "bir görevin (nitelik. nicelik, süre, yöntem vb. hususlar yönünden) istenen biçimde yapılmasından ötürü bağlı bulunan kişi yada makama karşı hesap verme yükümlülüğü" anlaşılmaktadır.
b) Yetki devri yöneticilerin genel yönetim görevlerini daha etkin bir şekilde yapabilmeleri için yararlandıkları bir yönetim ilkesidir. Yetki devri yasaların çalışma ilkesi ve koşulların sınırlarına göre yapılır. Bir yetkinin devredilmesi sonucunda, yetkiyi devreden yöneticinin o yetkinin kullanılmasından doğan genel sorumluluğu devam eder. Yetkiyi devreden ve devralan arasında yeni bir sorumluluk ilişkisi doğar. Yetkiyi devralan o yetkinin kullanılmasından doğan cezai, parasal ve hukuki sorumluluklardan başka yetkiyi devreden yöneticiye karşı görev sorumluluğu da yüklenmiş olur. Bir göreve vekâleten atananlar o görev için, gerekli yetkiye sahip olurlar ve görevden dolayı sorumluluk yüklenir.
İhale ve Satın Alma Şefliğinin Görevleri
1.Amirlerin sözü ve yazılı talimatlarını yerine getirir.
2.Satın alınacak, üretilecek ve tamir ettirilecek tüm malzemeler için gerekli idari ve teknik şartnameyi kullanan veya talep eden birimlere hazırlatmak veya temin etmek.
3.Mali yılbaşında ilgili birimlerce talep edilen veya senesi içerisinde yeniden gereksinim duyulan mal ve hizmetleri İç ve Dış Piyasalardan mevcut yasa ve yönetmelikler dahilinde temin etmek.
4.Dış piyasalardan temin edilen malzemenin akreditif, yurda nakil, ithal ve sigorta ile ilgili işlemlerini yapmak.
5.Gerek dış piyasadan ve gerekse iç piyasadan temin edilen malzemenin teknik şartna-meler uyarınca muayenelerini yaptırmak ve bedellerinin ödenmesi için ilgili birimlere tahak-kuklarını yaptırmak.
6.Birimlerden gelen ihtiyaç ve taleplerin cins, miktar, vasıf ve kapasite yönünden kontrole tabi tutmak.
7.Tahmini bedel tespiti yapmak ve teklif teklif almak.
8.Yurt içi ve yurt dışı ilanlar yapmak.
9.Tespit edilen tahmini bedelleri ve alınan İdari ve Teknik şartnameleri dahilinde tetkik ve karşılaştırarak elde edilen neticeyi gerekli evrak ve dokümanlarla birlikte ihale komisyo-nuna arz etmek.
10.İhale kararının kesinleşmesinden sonra ilgili firmalara tebligat yapmak, sözleşmeler hazırlamak ve sonuçları takip etmek.
11.Temin edilen demirbaş ve tüketim malzemelerinin kayıt ve saklanmasını sağlamak.
" Belgeleri incelemek ve irdelemek 
" Ayniyat defterine kayıt yapmak, işlemi vize etmek, demirbaş sayısını vermek;
" Ödeme için muhasebe yetkilisine bildirmek 
" Demirbaş numarasını ilgili birime zimmetle bildirmek 
" Tüketilen sarf malzemelerini ihraç belgesi düzenlemek 
" Yılsonu sayımının yapılmasını sağlamak; eksiklik ve fazlalıkları saptamak, 
" Sayım raporu ve sonuçlarını denetlemek, 
" Ayniyata ilişkin sayım sonucu raporunu, Belediye başkanının talimatıyla ilgili yere gönder-mek.

Hizmet Binası Destek Hizmet Şefliğinin Görevleri

1.Amirlerin sözü ve yazılı talimatları yerine getirmek.
2.Hizmet binalarının gece ve gündüz güvenliklerini sağlamak.
3.Hizmet binalarının genel temizliğini yaptırmak.
4.İç güvenliği ile gece güvenliğini disiplinli bir şekilde planlamak ve düzenlemektir.
5.Güvenlik görevlerinin denetimi için kaydedici saatler kullanmak, güvenlik personelinin ani denetimine önem vermek.

MÜDÜRÜN GÖREV ve SORUMLULUKLARI

1.Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekil-de yürütülmesini sağlamak.
2. Alt birim şefleri arasında görev bölümü yapmak, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan yetkililerin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.
3.Personelin gizli sicillerini doldurmak; Her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek; Mü-dürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak.
4.Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, per-sonel arasında uyumlu bir işbirliği kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetle-mek.
5. Çalışma verimini artırma amacıyla kanunları idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili ayinleri almak abone olmak bunlardan personelin yararlanmasını sağlamak.
6.Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalış-ma programı hazırlamak, Başkanlığın onayına sunmak.
7.Başkanlıkça onaylayan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek.
8.Müdürlükte yapılan çalışmalarda ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek çalışmaları değerlendirmek.
9.Müdürlüğü ait bütün birimlerin çalışmalarını izlemek, denetlemek ve direktifleri ver-mek.
10.Müdüriyet kuruluşuna ve yaptığı görevler için ileriye dönük hedefler göstermek.
11.Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin kararlar vermek çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler arasında son ve kesin seçim yapmak.
12.Müdür, Görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumludur. Baş-kanlık makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
13.Alt birim Şefleri Görev ve çalışmaları bakımından Müdürüne karşı sorumludur. Mü-dür tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
14.Alt birim şefliklerinde görevlendirilen personelin yapacağı işle ilgili görevlerin neler olduğu, Müdür ve ilgili alt birim şefi tarafından düzenlenecek bir iç yönergeyle tek, tek amaçlı bir şekilde belirtilerek personele imza karşılığında verilecek ve personel bu yönergede belirtilen bir şekilde eksiksiz yapacak ve sürekli çalışma masasında bulunduracaktır.
15.Müdür/Müdürlük personelinin devam devamsızlığından sorunludur.

GÖREVİN PLANLANMASI

Müdürlük amaçlarının gerçekleştirilmesinde başarıyı arttırmak için çalışmalarını haftalık, aylık, yıllık, olarak planlar ve görevlendirme yaparak çalışma programını görevlendirme çerçevesinde yürüyüp yürümediğini takip eder. Planların gerekçesi ve uygulanabilir planlar olmasına özen gösterilmelidir.

GÖREVİN YÜRÜTÜLMESİ

Destek Hizmetler Müdürlüğünde faaliyetler Müdür tarafından hazırlanan bir plan dahilinde yürütülür. Görevin yerine getirilmesinde diğer birimlerle gerekli koordine Müdür ve Müdü-rün yetki verdiği Birim Sorumlusu tarafından sağlanır. Destek Hizmetler Müdürlüğü personeli Belediye Başkanlığındaki hiyerarşik yapıya uygun olarak amirlerinden aldığı emri özverili ve itina ile yerine getirmek zorundadır.

DENETİM YAPILMASI

Belediye Başkanlığındaki hiyerarşik yapıya uygun olarak tüm birim amirleri ait kadrolarının denetiminden sorumludur. Tespit edilen aksaklıkları zaman geçirmeden Müdüre bildirecek-lerdir. Her türlü disiplinsiz davranışlarda ilgililer hakkında 657 sayılı Devlet memurları Ka-nunu ve 1475 sayılı iş Kanunu ve Toplu İş Sözleşmesi hükümlerine göre işlem yapılacaktır.

İŞBİRLİĞİ ve KOORDİNASYON

a) Müdürlük İçi İşbirliği 
1.Müdürlük içi işbirliği Müdür tarafından sağlanır.
2.Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalanıp müdüre iletilir. Müdür gerekli dağtımı yaptıktan sonra, zimmet defterine işlenerek ilgili memur tarafından gerekli yerlere dağılımı yapılır.
b) Kurum ve Kuruluşlarda Koordinasyon 
1.Müdürlükler arası yazışma Müdürün imzası ile yürütülür.
2.Müdürlüğün Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık, diğer Kurum ve Kuruluşlarla yapa-cağı yazışmalar, Müdürün parafı, Belediye Başkanı veya görevlendirdiği başkan yardımcısı imzası ile yürütülür.
3.Bakanlıklarla yapılacak yazışmalar Valilik Makamınca imzalanmak suretiyle gerçekleştirilir.

YÜRÜRLÜĞE GİRİŞ

Bu yönetmelik, 5393 sayılı Kanunun 18/m bendi gereği Başiskele Belediye Meclisinde kabul edildikten sonra 3011 sayılı Kanunun 2inci maddesi gereği mahallinde çıkan gazete veya di-ğer yayın yolları ile ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

YÜRÜTME

Bu yönetmelikteki hükümleri Başiskele Belediye Başkanı yürütür