T.C.
BAŞİSKELE BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü
GÖREV YETKİ VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve İlkeler
Amaç
MADDE 1
Bu Yönetmeliğin amacı Başiskele Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün teşkilat yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumluluklarıyla, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerinin daha etkin ve verimli yürütülmesini sağlamaktır.
Kapsam
MADDE 2
Bu Yönetmelik Başiskele Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün; hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3
Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Bağlayıcılık
MADDE 4
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, görev alanına giren iş ve işlemlerde ilgili mevzuat hükümlerini yerine getirmek hususunda yetkili ve sorumlu olup, bu yönetmelik hükümleri ile bağlıdırlar.
Tanımlar
MADDE 5
Bu yönetmelikte geçen
a) Belediye : Başiskele Belediyesi'ni,
b) Başkanlık Makamı : Başiskele Belediye Başkanlığı Makamı’nı
c) Başkan: Başiskele Belediye Başkanı’nı
d) Başkan Yardımcısı : Başiskele Belediye Başkan Yardımcısı’nı
e) Meclis : Başiskele Belediye Meclisi’ni
f) Encümen : Başiskele Belediye Encümeni’ni
g) Müdürlük : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nü
h) Müdür : Basın yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü' nü
i) Birim : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne bağlı , Basın Yayın Birimi ve Halkla İlişkiler Birimi’ni
j) Birim Sorumlusu : Basın Yayın Birim Sorumlusunu ve Halkla İlişkiler Birim Sorumlusunu
k) Personel : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne bağlı çalışanların tümünü
l) Yönetmelik : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Organizasyon ve Personel Yapısı
Kuruluş
MADDE 6
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. maddesi ve 22/02/2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümleri doğrultusunda 31/05/2009 tarih ve 27244 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yönetmelik Değişikliği doğrultusunda Belediye Meclisinin 05/10/2010 tarih ve 64 sayılı kararı ile kurulmuştur.
Organizasyon Yapısı
MADDE 7
1) Müdür
2) Basın Yayın Birimi
3) Halkla İlişkiler Birimi
a) Baştim Çağrı Merkezi Servisi
1)Baştim Çözüm Masası
2)Baştim Birim Müdürlük Temsilcileri
3)Santral
4)Danışma
5)Semt Konakları Vatandaş Temsilciliği
6)Baştim Mobil Araç
Personel Yapısı
MADDE 8
a) Müdür
b) Birim Sorumlusu
c) Memur
d) İşçi
e) Sözleşmeli Personel
f) Yasal hükümlere göre istihdam edilen diğer personel
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki, Sorumluluklar
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Görev Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 9
1) Belediyenin Basın Yayın ve Halkla İlişkiler faaliyetlerini tüm boyutlarıyla ele almak ve genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte bir tanıtım ve Halkla ilişkiler stratejisinin belirlenmesinde üst yönetici ile birlikte hareket etmek.
2) Basın kuruluşlarıyla Belediye ilişkilerinin yürütülmesini sağlamak.
3) Basınla ilişkilerin amaç, hedef ve politikalarının belirlenmesi amacıyla çeşitli araştırmalar yapmak ve yöneticinin bilgisine sunmak.
4) Başiskele Belediyesi tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve yürütülen faaliyetlerin tanıtılması için basın yayın organları ile iletişime geçmek.
5) Basın yayın organlarında yayınlanmak üzere hazırladığı basın bülteni ve gazete ilanlarını bu kurumlara vermek ve takip etmek.
6) Yazılı, sözlü, görüntülü basın ve yayın organlarını takip ederek Başiskele belediyesinin leh ve aleyhinde olan gelişmeler ve genel olarak belediyelerle ilgili olarak Belediye Başkanına ve Başkan Yardımcılarına düzenli olarak rapor vermek. Yaptığı basın takip çalışmalarıyla ilgili olarak arşiv oluşturmak.
7) Belediye Başkanının medya ile gerçekleşecek randevularını Özel Kalem Müdürlüğü ile işbirliği içerisinde ayarlamak.
8) Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarının düzenleyeceği basın toplantılarının organizasyonunu yapmak.
9) Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimleri yaptırır ve materyalleri ihtiyaç duyan müdürlüğe verir. Arşivlenmeleri ile ilgili çalışmaları yürütmek.
10) Belli zamanlarda çıkartılan Başiskele Bülteni için gerekli olan araştırmaları ve çalışmaları yaptırır. Web sitesi için gerekli olan görüntülü ve görüntüsüz haberleri hazırlayıp Bilgi İşlem Birimi ile koordinasyon halinde sitenin sürekli güncelliğini sağlamaktan sorumludur.
11) Kurumun düzenlediği etkinliklerde gerekli hazırlıkları yaparak sinevizyon gösterilerini düzenlemek.
12) Belediyenin hizmetlerinin alt yapısının birimlerin etkinliklerinin ve organizasyonların vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütmek.
13) Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikanın halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın Belediye yönetimine karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanması, halkın da yönetim hakkındaki düşüncelerinin yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütmek.
14) Halkın yönetimden bilgi edinme hakkının göz önüne alınarak yürütülen faaliyetler ve işlerle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlamak ve Başkanın halkı bilgilendirici mahiyetteki toplantıları organize etmek.
15) Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin kurumsal kimlik kılavuzuna uygun tasarımının yapılmasını, basılmasını sağlar, çalışmaları kontrol etmek.
16) Kurumun yürüttüğü faaliyetlerin kültür ve sanat etkinliklerinin sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler ile tanıtım ve duyuru materyallerin basın yayın ve halkla ilişkiler çalışmalarını yürütmek. Etkin bir biçimde yapılması için gerekli organizasyonu ve etkinliklerin verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlamak.
17) Belediye Başkanı tarafından çeşitli sivil toplum örgütleri vb. Belediye yönetiminin belirli dönemlerde bir araya gelerek toplantı yapmalarını, Belediyenin hizmetlerinin müzakere edilmesini sağlayan organizasyonlar düzenlemek. Ayrıca belirli günlerde düzenlenen halk günlerinde yapılan çalışmaların tanıtımını yapmak.
18) Başiskele Belediyesinin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak. Belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşa bilgi vermek amacıyla kurulan Çözüm Masası, Çağrı Merkezi, Baştim Mobil Araç vs. çalışmaları etkin ve verimli bir şekilde yürütmek.
19) Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek, bu alanda faaliyetlerin etkinliğini arttıracak önlemleri belirlemek üzere anket çalışmaları hazırlamak.
20) Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirmek.
21) Çağrı Merkezi, Çözüm Masası, Santral, Mobil araç, Danışma, Birim Temsilcileri, Semt Konakları Temsilcilikleri, Basın Yayın Birimlerini aktif bir şekilde yönetmek.
22) Misyon ve Vizyonun belirlenmesine katkı sağlamak.
23) Kurumun gelişimi için yapıcı ve yenilikçi faaliyetler sunmak
24) Diğer müdürlükler ile ilgili çalışmalar yapmak.
25) Kurumu dışarıda temsil etmek. Eşitlik ve etik ilkeler sonuna kadar üstlenilir.
26) Müdürlüğün faaliyetleri için gerekli olabilecek, ortam, araç, gereç ve teknolojiyi belirlemek.
27) Kent halkının kaynaşmasını, toplumsal moralin yükseltilmesini ve ortak bir kent kültürünün oluşmasını sağlamak.
28) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevler ile yürürlükteki mevzuat ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri, ilgili mevzuat çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
29) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevleriyle yürürlükteki ilgili mevzuatlarda belirtilen tüm görevleri, plan, program, genel prensipler ve mevzuat kurallarına göre tam ve zamanında, gereken özen ve çabuklukla yerine getirmekle görevi olduğu halde yapmadığı hizmetlerin sonucundan dolayı Belediye Başkanı’na ve yetkili başkan yardımcısına karşı sorumludur.
Basın Yayın Biriminin görevleri
MADDE 10
1) Yürürlükteki mevzuat hükümleri ve 5393 sayılı Belediye Kanuna uygun olarak belediyenin Basın Yayın işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.
2) Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapmak.
3) Plan ve programa bağlı olarak iş akış süreci oluşturmak ve bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlamak.
4) Birim sorumlusunun görevi personele iş dağıtımı yapmak, sonuçları izlemek, Kontrol etmek ve personeli denetlemek.
5) Sorumlu olarak basınla ilişkiler, web sitesinin düzenlenmesine yardımcı olmak, tanıtım malzemelerinin yayımı, kültürel etkinlik vs. eserlerin yayımı ve bunları arşivlemek.
6) Yazılı ve görsel medyada belediye ile ilgili çıkan her türlü haber, yayın ve bilgiyi günlük olarak takip etmek.
7)Müdürlüklerle gerekli koordinasyonu kurarak basın bültenleri içindeki bilgileri incelemek, cevap verilmesi gereken hususlarda taslak hazırlamak Başkanlık Makamına sunulmak üzere Müdürüne sunmak. Gerekiyorsa Başkanlık onayı ile basın bildirisi yayınlamak.
8) Basın toplantısı düzenlenmesi için gerekli olan tüm materyalleri hazır hale getirmek.
9) Basın Yayın Birimi görev unvanına uygun olan ve amirin istediği diğer işleri yapmak.
10) Personellerin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için eğitilmeleri konusunda üst yönetici ile çalışmalar yürütmek.
11) Birim Sorumlusu, Müdür ve Başkan yardımcılarına karşı sorumludur.
12) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
13) Gerektiğinde Belediye Başkanı’nın günlük programlarının yerel-ulusal basına
bildirilmesini sağlamak.
14) Yazılı ve görsel basında; köşe yazarlarının ve belediye muhabirlerinin isim, adres ve telefon listelerinin güncelleştirilmesini sağlamak.
15) Belediye Başkanı'nın günlük programlarının, Basın Danışmanlığı fotoğrafçıları ve kameramanları tarafından izlenmesini ve kayda alınmasını sağlamak.
16) Basın bültenlerinin hazırlanması, Belediye faaliyetleri hakkında basın yayın kuruluşlarına (Gazete, Radyo, TV, Dergi vb. ) basın bildirilerinin gönderilmesi, haberlerin e - posta ve cep mesajı yoluyla ilgililerine ulaştırılmasını sağlamak.
17) Çeşitli konularda (faaliyet, açılış, ziyaret vb.) fotoğraf çekimlerinin yapılarak
arşivlenmesini sağlamak.
18) Gazete küpürü arşivi ve yayın arşivi tutulmasını sağlamak.
19) Basın yayın organlarında yayınlanmak üzere, hazırladığı basın bülteni ve gazete ilanlarını bu kurumlara vermek ve sonuçlandırmak.
20) Müdürlüğe gelen her türlü resmi evrak, dilekçe ve yazıyı kabul etmek, kayda girmek, gerektiğinde ve süresi içinde cevap yazmak ve onaya sunmak, Başkana, Encümene, Meclise teklifler sunulmasını, gerekli evrakların üretilmesini sağlamak.
21) Müdürlük personelinin özlük yazışmalarını yapmak ve takip etmek.
22) Bütçede yeterli ödenek bulunduğunda; Müdürlük tarafından yapılacak her türlü mal ve hizmet alım işlemi için evrakları hazırlamak ve onaya sunmak.
23) Gerektiğinde Müdürlüğün görev alanıyla ilgili ihale konusu iş ve işlemlerin evraklarını düzenlemek ve işlemleri takip etmek.
24) Belediye iletişim panolarının kullanımını, görsel materyalin hazırlanmasını, bastırılmasını ve güncellenmesini sağlamak.
25) Belediye çalışmalarını kamuoyuna daha etkin biçimde duyurabilmek için bülten, afiş, Clp, pankart, web, sms, e-posta, sosyal medya vb. her türlü iletişim aracını kullanmak.
26) Belediye Meclisi toplantı gününün, gündeminin ve yerinin, çeşitli yöntemlerle halka duyurulmasını sağlamak.
27) Meclis görüşmelerini, Meclisin kararıyla sesli ve görüntülü cihazlarla kaydetmek ve fotoğraflamak.
28) Kesinleşen Meclis kararlarının özetlerini yedi gün içinde web sitesi, ilan tahtası gibi uygun araçlarla halka duyurmak.
29) Oluşturulan ihtisas komisyon raporlarının çeşitli yollarla halka duyurmak.
30) Kurum içi ve Kurum dışı tüm yazışmaları yapmak, takibini ve dağıtımını sağlamak.
31) Cenazesi olan Vatandaşlarımızın bilgilerini web sitesine yüklemek ve taziye kartı göndermek.
32) Belediyemizin tüm birimlerinin faaliyetlerini hem fotoğraf hem video kamerası ile görüntülemek ve arşivlenmesini sağlamak.
33) Belirli gün ve haftaların takibi yapmak Sosyal medyada paylaşılmak üzere tasarımlarını yapmak, Tebrik kartlarını hazırlamak, Banner çalışmalarını yapıp web sitede yayınlamak.
34) Billboard tasarımlarını yapmak, ölçülendirmek, baskı ve asım işlerini takip etmek.
35) Faaliyet, Performans ve Bütçe Raporlarının kapak ve cd etiket çalışmalarını yapmak.
36) Başiskele Aylık Bülten tasarım çalışmaları yapmak.
37) Çeşitli organizasyonlarda (açılış, iftar programları, eğitim, seminer, çalıştay vs.) afiş, broşür, branda, sahne, ekran, davetiye ve sosyal medyada duyuru çalışmaları yapmak.
38) Açılış ve çeşitli organizasyonlarda başkana onuşma kartı hazırlamak.
39) Sertifika, Teşekkür, Katılım belgesi çalışmaları yapmak.
40) Fotoğraf düzenleme, dekupe ve montaj çalışmaları yapmak.
41) Promosyon işleri (Kalem, Çanta, Saat, Poster, Takvim, Plaket vs.) Cam, Araç giydirme ve çeşitli tasarım çalışmaları yapmak.
42) Başiskele Belediyesi’nin sosyal medya hesaplarında yayınlanmak üzere videolar çekip, kurgu montajını yapmak.
43) Başiskele Belediyesi Dergisi için röportajlar gerçekleştirmek.
44) Basın Kuruluşlarıyla Belediye ilişkilerinin yürütülmesini sağlamak.
45) Belediye ve Başiskele ile ilgili basında ve internet sitelerinde çıkan haberleri ve ülke gündemini takip etmek.
46) Belediye çalışmalarının kamuoyunda yansımasını ölçmek için belirli zaman aralıklarında kamuoyu araştırması yapmak.
47) Önemli günler ve kuruluş yıldönümlerinde yapılacak faaliyet ve çalışmaları Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü ile koordineli bir şekilde organize etmek.
48) 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu’nun gereklerini yerine getirmek.
49) İlçe sınırları içerisinde bulunan tüm işyerleri, esnaf, iş adamları, kurum ve kuruluşlar ile diyalog halinde bulunmak.
50) Resmi bayram kutlamaları, topluma mal olmuş kişiler için anma törenleri, önemli gün ve haftalara ait etkinlikler düzenlemek.
51) Belediye faaliyetleri konusunda halkı bilgilendirme saha ve kamuoyu çalışmaları yapmak.
52) Vatandaşı yönlendirme, bilgilendirme ve ortak çalışmaya teşvik etme anlayışı ile görev yapmak.
53) Fuar, Festival, Kongre, Seminer, Sempozyum, Eğitim vb. fuarlara ve etkinliklere katılım sağlamak.
54) Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uygun çalışmak.
55) Kurum içi-Kurum dışı gelen giden evrakları düzenlemek. İlgili Müdürlük ve Kurumlar ile temas halinde bulunmak. Resmi Yazışmaları düzenlemek ve iletmek.
56) Zabıta Müdürlüğünden gelen Cenaze Bilgi Formlarını toplayarak belirli aralıklarla Taziye Kartlarını hazırlamak, zarflamak, etiketini yapıştırmak ve Zabıta Müdürlüğüne dağıtması için teslim etmek.
57) Belediye ve Başkan sitelerini düzenlemek, yönetmek ve paylaşım yapmak.
58) Önemli gün ve haftalar ile ilgili kartları düzenleyerek etiketlenmesini zarflamasını ve dağıtılmasını sağlamak.
59) Basına gönderilecek haberlerin editörlüğünü yapmak basına mail olarak göndermek.
60) ISO, OHSAS, QDMS, SAYSİS, EFQM, KALDER vb. tüm kalite ve Performans süreçlerini ve veri doküman süreç ve analizlerini yapmak.
61) Günlük gazete dağıtımı ve ilgili haberleri Başkan ve Başkan Yardımcılarına ulaştırmak. Belediye binasında dağılmasını sağlamak.
62) İhale ilanlarını, Meclis Kararlarını, düzenli olarak her ay siteye girmek.
63) Dergi ve Gazetelerin Dağıtımını Kontrol ederek dağıtıcıya yönlendirmek.
64) Depo da olan gerekli malzemeleri ilgili müdürlüğe ulaştırmak. Depo da sayım yapmak ve tutanak tutmak.
65) Basında yer alan haberleri kupür halinde kesip dosyaya arşivlemek.
66) Toplantı Tutanakları, Staj dosyaları, Diğer evraklar vb. tüm doküman ve işlemleri kontrol etmek.
67) Haberlerin kontrolü sağlandıktan sonra haberleri siteye girmek ve düzenlemek.
68) Günlük olarak cenaze kayıtlarını siteye girmek, 15 günde bir Nöbetçi Eczaneleri siteye girmek.
69) Aylık dergileri JPEG şeklinde siteye girererek düzenlemesini yapmak.
70) Belirli gün ve haftaları kontrol edip birim müdürüne bilgi vermek onaylanırsa sosyal medya uzmanına ve grafikere bilgi vermek.
71) Birim ve kurumlardan gelen resmi yazıları arşivlemek. Standart Dosya Planı kanun çerçevesinde Dosyaların arşivlenmesini, dosyaların sırtlıklarının düzenlenmesini ve numaralandırmasını yürütmek.
72) Personel Dosyasını düzenlemek ve personellerin izinlerini, puantajlarını, birimin ödenekleri, hakedişleri, olur ve onayları, mali işlemleri takip etmek, imzaya çıkartmak.
73) Sosyal medyada paylaşılmak üzere tasarımlarını yapmak.
74) Tebrik kartlarını hazırlamak.
75) Banner çalışmalarını yapıp web sitede yayınlamak.
76) Billboard tasarımlarının yapılması, ölçülendirilmesi, baskı ve asım işlerinin takibini yapmak.
77) Faaliyet, Performans ve Bütçe Raporlarının kapak ve cd etiket çalışmalarını yapmak.
78) Sunum şablon çalışmaları yapmak.
79) Sertifika, Teşekkür, Katılım belgesi çalışmaları yapmak.
80) Fotoğraf düzenleme, dekupe ve montaj çalışmaları yapmak.
81) Dergi – Gazete ilan çalışmaları yapmak.
82) Gazete pano düzenlemeleri yapmak.
83) Promosyon işleri (Kalem, Çanta, Saat, Poster, Takvim, Plaket vs.) yapmak.
84) Cam, Araç giydirmek.
85) Sosyal medya uzmanı olarak belediyenin sosyal medya hesaplarında paylaşım yapmak ve yönetmek.
86) Belediye Başkanı’nın ziyaretlerini, toplantılarını ve yapmış olduğu hizmetleri sosyal medya üzerinden paylaşmak.
87) Sosyal Medya üzerinden gelen tüm istek, şikâyet, talep ve önerileri Baştime iletmek.
88) Baştim ile ortak çalışma yürüterek etkileşim halinde olmak.
89) Halkın daima belediye icraatlarından haberdar olmasını sağlamak.
90) İlçemiz ile ilgili gazete haberlerini sosyal medyada paylaşmak.
91) Grafiker ve Editör tarafından yapılan haberleri sosyal medya da duyurmak. 92) Sosyal Medya analizlerini faaliyet raporlarını hazırlamak.
93) Günlük olarak nöbetçi eczaneler, Önemli gün ve haftalar, sabah ve akşam görsellerini sosyal medya üzerinden paylaşmak.
94) Sosyal Medya hesapları ( Twitter, Facebook, İnstagram, Youtube, Linkedin vs.) site ile ortak link çalışmaları ve SEO çalışmaları yürütmek.
95) Ulusal ve yerel basın yayın organlarında çıkan belediyemiz haberlerini ve köşe yazılarını takip etmek.
96) Belediyemizin haberlerini Basın-Yayın organlarının e-mail adreslerine göndermek.
97) Başiskele Dergisi’nin ve diğer matbuların hazırlanması ve yayına çıkarılmasını koordine etmek.
98) Başiskele Belediyesi’nin sosyal medya hesaplarında yayınlanmak üzere videolar çekip, kurgu montajını yapmak.
99) Başiskele Belediyesi’nin yaptığı hizmetlerin fotoğraf ve videolarını çekmek.
100) Başiskele Belediyesi Dergisi için röportajlar gerçekleştirmek.
101) Ulusal ve yerel basın yayın organlarında çıkan belediyemiz haberlerini ve köşe yazılarını takip etmek.
102) Belediye Ana Hizmet Binası, Semt Konakları ve Kültür Merkezleri’nde bulunan gazete panolarının değiştirilip güncellenmesini sağlamak.
103) Önemli gün ve haftalarda sosyal medya içerikleri için metinler hazırlamak, bunları grafik tasarımcıya ve sosyal medya uzmanına iletmek.
104) Başiskele Belediyesi’nin sosyal medya hesaplarında yayınlanmak üzere videolar çekip, kurgu montajını yapmak.
105) Başiskele Belediyesi’nin yaptığı hizmetlerin fotoğraf ve videolarını çekmek.
106) Ulusal ve yerel basın yayın organlarında çıkan belediyemiz haberlerini ve köşe yazılarını takip etmek.
107) Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uygun çalışmak.
108) Birimleri arayarak ilçede yapılan çalışmaları öğrenmek.
109) Yapılan tüm çalışmaların fotoğraf ve kamera görüntülerini çekmek.
110) Video görüntülerini montajlayıp TV'lere servis yapmak.
111) Duyuru, evlilik mesajlarının takibini yapmak ve sms atmak.
112) Reklam tanıtım panolarını, stantları, dergilikleri, gazete panolarını belirli zamanlarda kontrol etmek.
113) İnternet sitesi TV bölümü takibi ve güncellenmesi ilçe içi kapalı devre sistemini takip etmek.
114) Belediyeyi; görsel ve yazılı basın kuruluşları ile en üst performansla iletişim halinde bulundurmak.
115) Fotoğraf ve Videoları arşivleyerek saklamak.
116) Canlı Yayın yapmak. Kurgu ve montajlama yapılan videoları Belediye Youtube sayfasına yüklemek.
Halkla İlişkiler Biriminin görevleri
MADDE 11
1) Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapmak.
2) Plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlamak.
3) Personele iş dağıtımı yaparak sonuçlarını izlemek. Kontrol ederek üst yöneticisine bilgi vermek.
4) Birime gelen giden evrakların, dosyaların diğer belgelerin dosyalama ve takip işlemlerini yürütmek.
5) Belediyenin genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte basın ve halkla ilişkiler stratejisinin belirlenmesinde amire öneriler getirmek.
6) Kurum içi ve dışı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde bu hususta işlem yapmak.
7) Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak cevap vermek ve ilgililere aktarmak.
8) Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini arttıracak önlemleri belirlemek üzere anket çalışmalarını yürütmek.
9) Birime telefon veya şahsen iletilen şikâyet talep ve isteklerin kısa zamanda çözüme kavuşturulması için çalışmak, belediye ve halk arasında köprü vazifesi yürütmek.
10) Çağrı merkezi ve çözüm masası personeli tarafından düzenlenen şikâyet formları bilgisayar ortamında kayda alarak işlemleri takip etmek. Vatandaşa mümkün olan en kısa sürede geri dönüş yaparak bilgilendirmek.
11) Çözüm masa formlarını büro görevlileri tarafından müdürlükler bazında sınıflandırarak tarih sırasına göre arşivlemek.
12) Birime gelen vatandaş başvurularını günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak hedefler bazında raporlayarak amirini sürekli bilgilendirmek.
13) Halkla ilişkiler faaliyetlerinde bulunduğu konum itibarıyla elinden gelen desteği vermek.
14) E-mail yoluyla gelen talepleri sanal ortamda ilgili müdürlere göndermek, çözüm masa formu düzenleyerek müdürlüklere iletmek, takip edilip sonuçlandırmak.
15) Çözüm Masası, gelen vatandaşların kurum içi ve dışı yönlendirmelerini sağlar.
16) Birim Sorumlusu, Başkan, Başkan Yardımcısı veya Müdürün katılacağı toplantıların organizasyonunu yapar.
17) Halkın bilinçlendirilmesi amacıyla halk meclislerini oluşturarak koordinasyonunu sağlamak.
18) Kendisine direkt bağlı bulunan personelin çalışmasına nezaret etmek.
19) Görev unvanına uygun olan ve amirin istediği diğer işleri yapmak.
20) Kendisine bağlı olarak çalışmakta olan personelin iş, bilgi, ve verimliliklerini arttırabilmek için eğitilmeleri yolunda çalışmalar yürütmek.
21) Birim Sorumlusu, Müdür ve Başkan yardımcılarına karşı sorumlu olmak.
22) Kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak.
23) Belediyemize müracaat eden vatandaşlarımızın tüm birimlerdeki dilekçe sonuçlarının akıbetinin yasal süre içerisinde değerlendirip, ilgili birim ve müdürlüklerden alarak kontrol ve arşivini yapmak.
24) Belediyenin etkinlik ve faaliyetleri başta olmak üzere kentte gerekli görülen etkinliklerde iletişim noktaları (stantlar) kurularak, Belediyenin yaptığı hizmetler hakkında halka bilgi vermek.
25) Anons siteminden vefat anonsu, kan ihtiyacı anonsu, kültürel faaliyet ve resmi anonsları yapmak.
26) Elektronik posta adreslerine gelen şikayet ve önerilerin kayıt altına alınarak, ilgili Birim ve Müdürlüklere havale ederek, cevaplama süresi içerisinde vatandaşlarımıza geri dönülerek bilgilendirilmelerini sağlamak.
27) Gerekli olabilecek, ortam, araç, gereç ve teknolojiyi belirlemek.
28) İlgili müdürlükler ve birimlerle koordineli çalışmak.
29) Belediye sorumluluğunda bulunan tarihsel ve kültürel kalıpların korunup geliştirilmesi ve tanıtılması ile ilgili yayın ve tanıtım faaliyetlerini yürütmek.
30) Kent halkının kaynaşmasını, toplumsal moralin yükseltilmesini ve ortak bir kent kültürünün oluşmasını sağlamak.
31) Kültür merkezleri, halk müzeleri, sanat merkezi yaptırıp işletilmesi konusunda ilgili makamlarla iş birliğine gitmek.
32) Konferanslar, Paneller, Açık oturumlar, Seminerler, Sergiler, Röportajlar, çeşitli konser ve gösteriler düzenlemek.
33) Tiyatro, sinema kursları, Halk müziği ve Halk oyunları kursları, Türk Sanat Müziği kursları, çeşitli kampanya ve törenler düzenlenmesinde görev almak.
34) Resmi bayram kutlamaları, topluma mal olmuş kişiler için anma törenleri, önemli gün ve haftalara ait etkinlikler düzenlenmesinde görev almak.
35) Kültürel hayata katkıda bulunma amacına yönelik, çeşitli konularda kitap, broşür, dergi, afiş, vs. hazırlamak ve halka ulaşmasını sağlamak.
36) Belediye faaliyetleri konusunda halkı bilgilendirme saha ve kamuoyu çalışmaları, halk buluşma toplantıları organize etmek.
37) Gençlik, Rehberlik ve Danışma Merkezleri, Turizm ve Halkla ilişkiler Büroları oluşturma girişiminde bulunmak.
38) Vatandaşı yönlendirme, bilgilendirme ve ortak çalışmaya teşvik etme anlayışı ile görev yapmak.
39) Vatandaş Memnuniyetini en üst düzeyde tutmak. Vatandaş ilişkileri için kurum adına her türlü istek öneri vb. konularda çalışmalarda bulunmak.
40) Göç, sosyal adaletsizlik, etik ve kültürel çatışma, ahlaki çöküntü vs. konuları için araştırma, anket, kamuoyu yoklaması gibi çalışmalar yapmak.
41) Sosyal hizmet alanında gönüllü katılım anlayışı ile çalışacak esaslar belirleyerek verimliliği arttıracak girişimlerde bulunmak.
42) Tarihi ve doğa güzellikleri ile bilinen yerlere müze ve türbelere ve buna benzer kuruluşlara ziyaret programları düzenlemek ve ilçedeki tanıtımları yapmak.
43) İlçe Turizminde tanıtım çalışmaları ve rehberlik etmek, turizm bürolarının oluşmasında önderlik etmek.
44) Kardeş Şehir projeleri yazışmaları ve görüşmelerini yaparak gerektiğinde ziyaretlerde bulunmak.
45) Fuar, Festival, Kongre, Seminer, Sempozyum, Eğitim vb. fuarlara ve etkinliklere katılım sağlamak. Kurumun yerli ve yabancı misafirlere tanıtımını yapmak.
46) Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma, katılım ve yerinden yönetim ilkelerinin kent konseyi ile hayata geçirilme organizasyonununa destek sağlamak.
47) Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uygun çalışmak.
48) Belediyeye gelen vatandaşları; güler yüzle karşılamak, birimlere yönlendirmek ve refakatçi olmak.
49) Belediyeye gelen vatandaşların; talep öneri ve şikâyetlerini ilgili müdürlüklere SAYSİS otomasyon programı üzerinden iletmek ve takibini sağlamak.
50) Belediyeye gelen vatandaşların; talep öneri ve şikâyetlerini ilgili müdürlüklere
Resmi Dilekçe yoluyla iletmek ve takibini sağlamak.
51) ISO 15838 Çağrı Merkezi Kalite Yönetim Sistemine uygun çalışmak.
52) Vatandaş Memnuniyet Anketi (VMA) yapmak.
53) Halkla İlişkiler Bölümünün QDMS, SAYSİS, EFQM, KALDER vb. tüm kalite ve Performans süreçlerini ve veri doküman süreç ve analizlerini üstlenmek.
54) Başiskele İlçesi, genel site yönetim bilgileri güncellemesini yapmak.
55) Özel Kalem Müdürlüğü'ne gelen ziyaretçilerin raporlamasını yapmak.
56) Vatandaşlara hizmet amacıyla fotokopi ve faks işlemlerini yapmak.
57) İlgili personel izinli olduğu dönemlerde (Çözüm Masası, Çağrı Merkezi, Danışma) kısmi rotasyonlar yapmak.
58) BAŞTİM Çözüm Masasının faaliyet raporlarını hazırlanmak.
59) ISO 15838 Çağrı Merkezi Kalite Yönetim Sistemine uygun çalışmak.
60) Vatandaşlara hizmet amacıyla fotokopi ve faks işlemlerini yapmak.
61) Belediyeye gelen kargo ve gazeteleri almak.
62) Ziyaretçi bilgilerini saysis otomasyon programında kayıt altında tutmak.
63) Danışma - ziyaretçi bilgileri giriş çıkış faaliyet raporlarını hazırlamak.
64) Araç şoförlerini ve Baştim Mobil aracını koordine etmek.
65) Kurumun dış ve iç haberleşme hizmetlerini görerek santral telefon hattından ilgili müdürlüklere yönlendirmek.
66) Anons metnini düzenlemek ve anons yapmak.
67) Santral biriminin faaliyet raporlarını hazırlamak.
68) Whatsapp a gelen talep, istek ve şikâyetlerin ilgili müdürlüğe iletmek ve takibini yapmak.
69) Kurum Maillerine gelen talep, istek ve şikâyetlerin ilgili müdürlüğe iletmek ve takibini yapmak.
70) Çağrı Merkezi faaliyet raporlarını hazırlamak.
71) Mobil Araç saha denetimine çıkarak. Eksikleri, talep öneri ve şikâyetleri Baştim personellerine iletmek.
72) Müdürlükler ya da kamu kurum ve kuruluşlarına iletilmesi gereken resmi evrakları elden teslim etmek.
73) Günlük gazete alımını gerçekleştirmek.
Müdürün Görev, yetki, sorumlulukları
MADDE 12
1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek.
2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişi olarak Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenlemek.
3) Müdürlük Personelinin birinci derecede disiplin amiri olarak birim personeli arasında yazılı veya sözlü olarak görev dağılımı yapmak ve işlerin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini, izin, hastalık vb. durumlarda ilgili personelin yerine bir başkasının vekâleten görevlendirilmesini sağlamak ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.
4) Belediye Başkanından veya Başkan Yardımcısından alacağı emirleri mahiyetindeki ilgili personele iletmek ve işlerin sonuçlandırılmasını takip etmek.
5) Birimin bütçesini ve birim faaliyet raporlarını hazırlayarak Başkanlığa sunmak.
6) Stratejik plana uygun Yıllık Performans Programını hazırlar ve harcama yetkilisi olarak gelir-gider işlemlerini yürürlükteki mevzuata uygun olarak yürütmek.
7) Birim personelinin yıllık izin planlamasını yapmak ve zamanında uygulanmasını sağlamak.
8) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak.
9) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapmak.
10) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü 5393 sayılı yasaya dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri yasalar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. 11)Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları takip etmak ve uygulanmasını sağlamak.
12)Yürürlükteki mevzuat çerçevesinde bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısına ve Belediye Başkanına karşı müdürlüğün işlerinden birinci derecede sorumlu olarak işleri yürütmek.
13) Müdürlük personelinin disiplin amiri olarak yürürlükteki mevzuat doğrultusunda yapması gereken disiplin işlemlerini yürütmek.
14) Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uygun çalışmak.
15) Fuar, Festival, Kongre, Seminer, Sempozyum, Eğitim vb. fuarlara ve etkinliklere katılım sağlamak.
16) Resmi bayram kutlamaları, topluma mal olmuş kişiler için anma törenleri, önemli gün ve haftalara ait etkinlikler düzenlemek.
17) Kendisine direkt bağlı bulunan; Basın Yayın, Halkla İlişkiler, Hizmetli personel, Diğer Personele nezaret etmek.
18) Müdürlüğün çalışmalarını tanzim etmek ve personel arası görev taksimatı yapmak.
19) Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak.
20) Başkanlığı temsilen toplantılara katılmak.
21) Başkanlıkça verilecek diğer görevleri yapmak.
22) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki iş ve işlemleri Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütmek.
23) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak.
24) Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde elindeki kadro, makine, işyeri ve teçhizatın planlamasını yapmak.
25) Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlayıp üstüne sunmak.
26) Basın Kuruluşlarıyla Belediye ilişkilerinin yürütülmesini sağlamak.
27) Belediye ve Başiskele ile ilgili basında ve internet sitelerinde çıkan haberleri ve ülke gündemini takip etmek.
28) Belediyenin çalışmalarından kamuoyunun bilgilendirilmesi için gerekli olan tüm çalışmaları yönetmek.
29) Belediyenin tüm çalışma ve organizasyonlarını takip ederek, Müdürlüğün tüm yetki ve sorumluluğunu üstlenmek.
30) Gerekli zamanlarda yapılacak basın toplantılarını organize etmek.
31) Belediye çalışmalarının kamuoyunda yansımasını ölçmek için belirli zaman aralıklarında kamuoyu araştırması yapmak.
32) Önemli günler ve kuruluş yıldönümlerinde yapılacak faaliyet ve çalışmaları Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü ile koordineli bir şekilde organize etmek.
33) 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu’nun gereklerini yerine getirmek.
34) İlçe sınırları içerisinde bulunan tüm işyerleri, esnaf, iş adamları, kurum ve kuruluşlar ile diyalog halinde bulunmak.
35) Çağrı Merkezi, Çözüm Masası, Santral, Mobil araç, BAŞTİM, Danışma, Basın Yayın Birimlerini aktif bir şekilde yönetmek.
36) Misyon ve Vizyonun belirlenmesine katkı sağlamak.
37) Kurumun gelişimi için yapıcı ve yenilikçi faaliyetler sunmak.
38) Müdürler toplantısına katılım sağlamak ve diğer müdürlükler ile ilgili çalışmalar yapmak.
39) Belediyemizi dışarıda temsil etmek. Eşitlik ve etik ilkeleri sonuna kadar üstlenmek.
40) Müdürlüğün faaliyetleri için gerekli olabilecek, ortam, araç, gereç ve teknolojiyi belirlemek.
41) Kent halkının kaynaşmasını, toplumsal moralin yükseltilmesini ve ortak bir kent kültürünün oluşmasını sağlamak.
42) Vatandaşı yönlendirme, bilgilendirme ve ortak çalışmaya teşvik etme anlayışı ile görev yapmak.
43) Basın yayın ve Halkla İlişkiler süreçlerini üstün bir performans ile yönetmek.
44) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler, konularında kurum dışındaki özel ve tüzel kişilerle ilişkilerde iletişim bakımından dikkate alınacak hususlar belediyenin imajının istenilen şekilde güçlendirilmesi vb. konularda kurum menfaatini gözetmek yolundaki görüşlerini belirtmek, alanıyla ilgili fakat devamlılık arz etmeyen işleri icra etmek, halkı bilgilendirici broşür, bülten, belediye web sayfası vb. çalışmaları yürütmek, vatandaşlardan gelen şikâyet, teklif vb. konuları en kısa zamanda Belediyenin diğer birimleriyle çözüme kavuşturmak, ilgililerine bilgi verilmesini sağlamak, birimler tarafından yapılan çalışmaların tanıtımını yapmak, halk meclisi veya Belediye Başkanının halkı bilgilendirici çalışmalarını koordine etmek, Belediyemizce yapılan etkinliklerin koordinesini sağlamak, Başiskele ve Kocaeli açısından önemli günlerin kutlamaları ile ilgili etkinlikleri düzenlemek ve belediyenin tüm tanıtım çalışmalarını yürütmekten sorumludur.
Basın Yayın Birim Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 13
1) Müdür tarafından verilen görevleri müdür adına yürütmek.
2) Personele verilen görevlerin zamanında verimli olarak yapılmasını sağlamak.
3) Birimin rutin işlerinin devamlılığını sağlamak.
Halkla İlişkiler Birim Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 14
1)Müdür tarafından verilen görevleri müdür adına yürütmek.
2)Personele verilen görevlerin zamanında verimli olarak yapılmasını sağlamak.
3)Birimin rutin işlerinin devamlılığını sağlamak.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon, Uygulama Usul ve Esasları
İşbirliği ve Koordinasyon
MADDE 15
1) Müdürlük içi işbirliği ve koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.
2) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
3) Müdürlüğe gelen tüm evraklar, toplanıp konularına göre ayrıştırılıp dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
4) Müdür, evrakları gereği için ilgili birim, servis veya personele tevdi eder. İşlemlerin takibini ve sonuçlandırılmasını sağlar.
5) Bu yönetmelikte adı geçen görevlerin, her ay hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeleri ile zimmeti altında bulunan eşyaları, bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur.
Diğer müdürlük, kurum ve kuruluşlarla koordinasyon
MADDE 16
1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.
2) Kurum dışı özel ve tüzel kişileri, Valilik, Kaymakamlık, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile diğer şahıslara gönderilen yazışmalar, Belediye Başkanının veya başkan adına yetki verdiği makamın imzası ile gönderilir.
3)Yapılan işlemler ile ilgili olarak yürürlükteki mevzuat dayanak olmak üzere Hukuk İşleri Müdürlüğü ile Valilik ve diğer ilgili kurum ve kuruluşlardan görüş alınabilir.
Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları
MADDE 17
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.
- Yürürlükteki Kanunlar ve İkincil Mevzuatlar,
- Belediye Başkanlığınca yayımlanmış Yönetmelik, Yönerge, Talimat, Prosedür vb. diğer İç mevzuatlar.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar
MADDE 18
Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 19
Bu yönetmelik, Başiskele Belediye Meclisi tarafından kabulü ve Başiskele Belediyesi’nin internet sitesinde ilanı ile yürürlüğe girer.
Yürürlükten Kaldırılan Mevzuat
MADDE 20
Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte 03/03/2011 tarih 19 Sayılı meclis kararı ile daha önce yürürlükte olan Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve çalışma yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürütme
MADDE 21
Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.